Uw dossier

Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat ik als behandelaar een dossier aanleg. Dat doe ik digitaal en deel op papier. Dit betekent dat ik vanaf het moment van uw aanmelding uw gegevens hierin noteer. Het gaat om gegevens over uw gezondheid, voorgeschiedenis, diagnose en verslagen van gesprekken. Maar ook om administratieve gegevens, zoals uw naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer. Als zorgverlener ben ik verplicht om uw identiteit vast te stellen en uw burgerservicenummer (bsn) te noteren. Ik bewaar in uw dossier ook de voor uw behandeling noodzakelijke gegevens die ik via andere zorgverleners heb gekregen, zoals de verwijsbrief van de huisarts of informatie van een andere behandelaar.

Beveiliging van uw dossier

Ik heb alle wettelijk verplichte maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig worden opgeborgen. Mochten er toch gegevens lekken of zoekraken dan ben ik verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en passende maatregelen te nemen om herhaling in de toekomst te voorkomen. Ik zal u dan ook op de hoogte stellen.

Toegang tot uw dossier
Ik ben de enige persoon die toegang heeft tot uw dossier. Een uitzondering is een collega waarnemer in geval van ziekte of langdurige afwezigheid van mij. Deze persoon zal alleen met uw toestemming toegang tot het dossier krijgen. Uw dossier wordt alleen ingezien voor zover dit nodig is om u van goede zorg te voorzien.

Informatieverstrekking

Alleen met uw toestemming mag ik informatie verstrekken aan de huisarts/verwijzer of eventueel aan een behandelaar naar wie ik u doorverwijs. Het kan bijvoorbeeld gaan om informatie over doorverwijzing of een rapportage. Het gaat dan om relevante gegevens uit uw dossier. Telkens als er daadwerkelijk informatie wordt gedeeld, zal ik u opnieuw om toestemming vragen, zodat u weet welke informatie ik met welke doel deel en met wie. Als u toestemming geeft voor of bezwaar maakt tegen het geven van informatie aan de huisarts, dan maak ik daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zal ik de informatie niet verstrekken.
Mochten andere personen of instanties informatie vragen over uw behandeling, dan ben ik niet verplicht die te geven. Ik heb er in ieder geval uw gerichte toestemming voor nodig en zal vooraf met u doornemen om welke informatie het gaat en voor welk doel deze wordt gebruikt. Denk aan een verzoek van een bedrijfsarts, een arbeidsongeschiktheidsverzekeraar of een letselschadeverzekeraar. Als u mij toestemming hebt gegeven, dan maak ik daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zal ik de informatie niet verstrekken. In mijn rol als (voormalig) behandelaar mag ik alleen feitelijke informatie geven, zoals gegevens over de diagnose en de duur van de behandeling. Ik mag bijvoorbeeld geen verwachtingen of vermoedens uitspreken noch oordelen geven voor een ander doel dan een zorgdoel, bijvoorbeeld een materieel of juridisch doel.                                                                 Ook als u toestemming geeft om informatie aan een derde te verstrekken moet ik een eigen afweging maken of dit gezien mijn beroepsgeheim geoorloofd is. Ik kan dan alsnog besluiten om geen informatie te verstrekken als dit naar mijn oordeel de behandeling kan tegenwerken of schadelijk voor u kan zijn. Meer hierover kunt u lezen in de richtlijn voor gezondheidsverklaringen van de LVVP.

Zorgverzekeraars

  • Ik ben wettelijk verplicht om een aantal van uw persoons- en behandelgegevens vast te leggen. Een deel van deze gegevens komt ook op de rekening voor de zorgverzekeraar te staan (zoals naam, adres, woonplaats, bsn). In de gespecialiseerde ggz is dat ook uw diagnose. Als u hier bezwaar tegen hebt, kunt een privacyverklaring Dat is een formulier waarmee u aangeeft dat de diagnose niet mag worden doorgegeven aan uw zorgverzekeraar.
  • Zorgverzekeraars mogen controleren of mijn administratie op orde is en de rekeningen kloppen. Bij een controle vraagt een zorgverzekeraar soms om informatie of inzage in het dossier. Ik ben verplicht hieraan mee te werken, maar alleen als aan een aantal strikte voorwaarden is voldaan die wettelijk zijn vastgelegd. In die gevallen is uw toestemming niet vereist; ik zal u hierover wel vooraf informeren.

Het landelijk dbc-informatiesysteem (DIS)

DIS is het landelijke dbc-informatiesysteem. De gegevens die in het DIS verzameld worden, zijn van groot belang voor het volgen van ontwikkelingen in de zorg. In dit systeem worden gegevens opgeslagen over onder andere diagnose en behandeling. Het dbc-informatiesysteem bevat geen persoonlijke gegevens zoals uw naam, adres en woonplaats. Ik ben verplicht om gegevens (de ‘minimale dataset’) te verstrekken aan het DIS. Als u hiertegen bezwaar hebt, kunt u de bovengenoemde privacyverklaring ondertekenen. Ik verstrek dan geen gegevens aan het DIS.

Vragenlijsten (ROM)

Ggz-aanbieders zijn wettelijk verplicht om hun cliënten vragenlijsten in te laten vullen. Dit heet routine outcome measurement (ROM). Ik zal u aan het begin, tussentijds en aan het eind van de behandeling vragen om digitaal zo’n vragenlijst in te vullen. Met deze gegevens kan ik het verloop van de behandeling nauwkeurig volgen

Er is een landelijke organisatie die de resultaten van alle ggz-aanbieders in Nederland met elkaar vergelijkt. Deze organisatie gebruikt hiervoor de ROM gegevens. Ik lever voorlopig geen ROM-gegevens aan (ook niet als u daar wel toestemming voor geeft), totdat ik zeker weet dat de gegevens daadwerkelijk anoniem zijn en uw identiteit daar niet uit kan worden afgeleid.

Intervisie en visitatie

Intervisie
In het kader van intervisie maak ik alleen gebruik van gegevens waaruit uw identiteit niet af te leiden is.

Visitatie
Eens in de vijf jaar vindt er in mijn praktijk een interne kwaliteitscontrole plaats, visitatie genoemd. Dit gebeurt door collega’s die net als ik een beroepsgeheim hebben. Ik geef deze collega’s alleen inzage in uw dossier als u daar desgevraagd toestemming voor hebt gegeven. Zonder uw toestemming mogen de visiteurs het dossier alleen inzien nadat ik alle gegevens heb verwijderd waaruit uw identiteit blijkt.

Bewaartermijn van uw dossier

Als uw behandeling is afgerond, wordt uw dossier ten minste 20 jaar bewaard. Als u uw dossier wilt laten vernietigen (zie hieronder) dan kan de bewaartermijn korter zijn.

Veilige communicatie

Om buiten de afgesproken behandelsessies om veilig met elkaar te communiceren, raad ik u aan om geen persoonlijke informatie rondom de behandeling naar mij te e-mailen, whatsappen of facetimen. Dat kan alleen als de verbinding is beveiligd. Ik gebruik hiervoor het beveiligd e-mailprogramma Zivver.

_______________________________________________________________________________________________________

Verwerking van persoonsgegevens

Op 25 mei 2018 werd de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ingevoerd. Deze nieuwe privacywet is van toepassing op alle organisaties die gegevens van personen in een bestand bewaren. Deze Europese wet geldt dus ook voor mij als zorgaanbieder.

Dit privacybeleid is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie ik persoonsgegevens verwerk: cliënten die zich telefonisch bij mij aanmelden en op de wachtlijst geplaatst worden; cliënten die in behandeling zijn; cliënten van wie de behandeling is afgesloten en van wie het dossier 20 jaar bewaard moet blijven volgens de wettelijke verplichting.

Gegevens die verwerkt worden zijn: adresgegevens, personalia, zorgverzekeringsgegevens, medische gegevens en bijzondere persoonsgegevens die een betrokkene zelf tijdens een therapiesessie, telefonisch gesprek of digitaal heeft verstrekt. Tevens vallen hier gegevens onder die met toestemming van de betrokkene worden opgevraagd bij andere hulpverleners of verwijzers;

Doeleinden verwerking

De persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden: het verlenen van de gevraagde gezondheidszorg op een optimaal kwalitatief niveau volgens de state of the art, in het bijzondere het uitvoeren van de geneeskundige behandelovereenkomst met de daaraan gekoppelde doelen; een ander doel is de declaratie voor verrichte werkzaamheden bij betreffende zorgverlener.

Rechtsgrond

De persoonsgegevens worden verwerkt op basis van één van de volgende rechtsgronden:uitvoering van -of met het oog op- het sluiten van een geneeskundige behandelovereenkomst, waaronder ook het declareren aan derden, zoals de zorgverzekeringsmaatschappij e.d.; een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld de verplichting om een medisch dossier bij te houden of het BSN te registreren.

Verwerkers

Voor de verwerking van persoonsgegevens zijn dienstverleners ingeschakeld die uitsluitend volgens instructies van mij persoonsgegevens verwerken. Met de verwerker van het electronisch dossier (Medicore), met de technische beveiliger van emailverkeer (Zivver) en met de verwerker van aanvullende vragenlijsten (Reflectum Qualizorg) heb ik verwerkersovereenkomsten afgesloten die voldoen aan de eisen die de AVG daaraan stelt.

Persoonsgegevens delen met derden

Ik deel persoonsgegevens uitsluitend met derden als dat in het kader van de behandeling (bijvoorbeeld een verwijzing) is aangewezen of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting.

Doorgifte buiten de EER

Ik geef in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draag ik ervoor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Bewaren van gegevens

Persoonsgegevens worden veilig en achter slot en grendel bewaard. Digitale dossierinformatie is alleen voor mij toegankelijk met behulp van speciale toegangcodes. Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Ik hanteer in beginsel de volgende bewaartermijn: voor medische gegevens ten minste 20 jaar na het beëindigen van de behandelovereenkomst (wettelijke verplichting)

Wijzigingen privacybeleid

Dit is de actuele versie van het privacybeleid. Indien nodig zal ik het aanpassen. Het is verstandig dit privacybeleid regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.

Rechten, vragen en klachten

U heeft het recht mij te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Hierover kunt u contact opnemen met mij als praktijkhouder/behandelaar en door een e-mailbericht te sturen naar a.plumpe@icloud.com. Ook bij vragen of klachten over de wijze waarop ik persoonsgegevens verwerk kunt u contact opnemen met mij door een e-mailbericht te sturen. Een klacht tracht ik naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).